Справочный материал Как пользоваться полями?

Применение полей в документе автоматизирует процесс внесения изменений в разные места документа, а также позволяет автоматизировать нумерацию страниц, рисунков, таблиц и многое другое.

Справочный материал Для чего нужны стили?


Стили в MS Word.

Стилевое оформление документов облегчает вёрстку документов, позволяет форматировать части документа одинаковыйм образом.
Например, размещать на середине странциы картинки, таблицы; делать одинаковые отступы, шрифты и т.д.

Допустим, что у нас имеется шаблон текстового документа, который оформлен по ГОСТ 2.104 (форма 2 и 2а). Необходимо оформить титульный лист. Согласно п.6 ГОСТ 2.105. В правой верхней части титульного листа выполняют гриф утверждения по ГОСТ6.38. Согласно п. 1.4 ГОСТ 6.38 гриф утверждения должен состоять из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, её расшифровки и даты.

Комбинация клавиш Ctrl+Alt+Shift+S вызывает окно "Стили".

В Word имеется как минимум пять типов стилей:

- Стиль знака

- Стиль абзаца

- Стиль связанный (абзац и знак)

- Стиль таблицы

- Стиль списка

Стиль абзаца определяет как параметры абзаца (отступ, выравнивание текста, позиции табуляции, междустрочный интервал, границы), так и стиль знаков.

Связанный стиль

Связанный стиль именуется также стилем типа "абзац и знак". Для связанного стиля абзаца в окне Создание стиля нужно указать:

Стиль: Связанный (абзац и знак)

В окне Стили стили абзаца отображаются значком абзаца и буквой а.

В зависимости от выбора связанный стиль ведет себя либо как стиль знаков, либо как стиль абзацев.

Если связанный стиль применяется к знакам, слову или фразе, то он действует как стиль знака. Если же он применяется к абзацам, то он действует как стиль абзаца.

Если щелкнуть в любом месте абзаца или выбрать абзац и применить к нему связанный стиль, примененный стиль действует как стиль абзацев.

Но при выборе слова или фразы в абзаце и применении к ним связанного стиля примененный стиль действует как стиль знаков, не затрагивая абзац в целом.

Прямое форматирование (никогда так не делайте: большое зло в Word!)

Прямое форматирование это форматирование без использования стиля или поверх стиля.

На основании прямого форматирования различными способами можно формировать новые стили.

При наложении прямого форматирования поверх стиля знака, абзаца и связанного стиля прямое форматирование отображается в окне Инспектор стилей в разделе Плюс.

При изменении стиля, поверх которого было применено прямое форматирование может возникнуть непредсказуемый эффект: добавили букву (слово) и весь текст документа "съехал".

Возможные конфликты между стилями

В случае применения к одному тексту нескольких стилей и прямого форматирования обычно используется принцип приоритета более позднего применения стиля перед более ранним.

В ряде случаев (например, при обновлении шаблона при установленном флажке Автоматически обновлять стили) возможно нарушение порядка применения стилей и прямого форматирования. В этом случае возможны существенные искажения первоначального форматирования.

Также опасен случай, когда у нескольких пользователей используются стили с одинаковым названием и различным содержанием. В этом случае при открытии файла на другом компьютере также может наблюдаться некорректность форматирования.

Как отмечалось выше, могут вступить в противоречие стили таблицы и списка со стилями знака, абзаца и т.д.

В связи с этим для снижения вероятности искажения форматирования в связи с конфликтами стилей можно дать следующие рекомендации:

- По возможности, избегать наложения стилей на один текст.

- Использование прямого форматирования совместно с пользовательскими стилями свести до минимума.

- Названия используемых стилей должны быть уникальными в пределах организации (при использовании корпоративных шаблонов все стили с одинаковым наименованием у всех пользователей должны быть идентичными).

Наследование стилей

Важной чертой является принцип наследования стилей. Он состоит в том, что любой стиль может быть основан на каком-то из существующих стилей. Это позволяет, во-первых, сократить до минимума настройку стиля, сосредоточившись только на его отличиях от базового, а во-вторых, обеспечить принцип единства оформления всего документа в целом.

Если стиль основан на другом стиле, то он наследует параметры этого стиля + накладывает свои собственные параметры...

Например, мы создали два стиля типа Абзац: Стиль 01 и Стиль 02, основанный на Стиле 01.

В Стиле 01 установлен размер шрифта 20 пт.

В Стиле 02 в добавление к этому установлен отступ первой строки.

Изменим в Стиле 01 размер шрифта с 20 до 72 пт.

В результате размер текста, имеющего стиль Стиль 02, также изменился до 72 пт.

В добавление к созданным ранее Стилям 01 и 02 сформируем новый Стиль 03, также основанный на Стиле 01.

Параметры Стиля 03:

- размер 10;

- полужирный;

- выступ первой строки.

Снова изменим размер шрифта Стиля 01 с 20 до 36 пт., установим начертание Курсив, межстрочное расстояние – Двойной.

[Применим изменения к Стилю 01].

В результате у текста в Стиле 03 добавилось начертание Курсив и межстрочное расстояние – Двойной.

Размер шрифта у текста в Стиле 03 не изменился, так как этот размер был установлен для Стиля 03 «индивидуально», поверх основания, а параметры стиля, установленные поверх основания, имеют приоритет перед параметрами, переходящими по наследству от основания.

инспектор стилей IDE Word


форматирование текста IDE Word

окно форматирования текста IDE Word

сравнение форматов текста IDE Word

Для картинок сначала задать стиль подпись рисунка, потом использовать стиль рисунок.



Стили в MS Word

Поля в MS Word.

Применение полей в документе автоматизирует процесс внесения изменений в разные места документа, а также позволяет автоматизировать нумерацию страниц, рисунков, таблиц и многое другое.
Для удобства работы с полями в MS Word нужно включить отображение полей в режиме "Затенение полей Всегда".


Показывать поля в MS Word


Понятие "Поле MS Word" включает в себя и код поля и значение поля. Код поля вписывает пользователь в фигурные скобки (появляются после нажатия клавиш Ctrl+F9), значение поля автоматически высчитывает Word.
Команды для работы с полями:
Установить поле в месте, где сейчас находится курсор: Ctrl+F9. После установки поля нужно ввести код поля в фигурные скобки {}
Обновить значение поля (код поля не меняется): F9,
Переключить со значения поля на код поля: подвести курсор перед полем, нажать Shift + F9.
Обновить все поля: нажать Ctrl + A, убедившись что всё выделено, нажать F9.
Пример 1. Использование полей в тексте документа.


Поля в MS Word

Пример 2. Использование полей в тексте документа.


Поля в MS Word

Для автонумерации задать поле. Например, для автонумерации страниц задать поле {SEQ Picture}. Если для таблиц задать {SEQ Table }, то таблицы будут пронумерованы независимо от рисунков.


Поля в MS Word