Инструкция по занесению названий элементов в базу данных IMBASE. Бизнес-процесс ЗКМ.

В этой инструкции описывается процесс занесения названий элементов в базу данных IMBASE для присвоения так называемых кодов ТМЦ. Коды ТМЦ используются ОМТС для закупки элементов. Бизнес-процесс называется «Заявка на комплектующие и материалы» (ЗКМ).

Создание документа ЗКМ.

Открываем программу Search.

В основном меню выбираем Документ – Новый (рис. 1).


Search

Рис. 1. Создание нового документа.


Search

Рис. 2. Окно выбора архива нового документа.

В появившемся окне нажимаем кнопку Далее (рис. 2).


Search

Рис. 3. Окно Создание нового документа.

В окне Создание нового документа (рис. 3) в графе Тип нового документа необходимо нажать на стрелочку справа, в появившемся окне Выберите тип документа выбрать Заявка на комплектующие и материалы. Нажать кнопку ОК и убедившись, что в графе Тип нового документа появилась надпись «Заявка на комплектующие и материалы», нажать кнопку Дальше в окне создание нового документа.

Появится окно с атрибутами файла ЗКМ (рис. 4). В этом окне надо будет нажать кнопку Готово.

Через некоторое время появится карточка документа (рис. 5).


Search

Рис. 4. Файл ЗКМ создан.


Search

Рис. 5. Карточка документа.

В поле Статус указано, что документ взят на изменение из архива. Это значит, что пользователь, указанный в поле статус, уже может заполнять текущий файл ЗКМ.

Чтобы начать заполнение нужно открыть файл ЗКМ. Для этого на карточке документа надо перейти во вкладку Файл, нажать кнопку В проводнике; в появившемся окне проводника Windows выбрать файл, название которого совпадает с указанным в карточке (рис. 6).


Search

Рис. 6. Открытие файла ЗКМ.

После двойного щелчка левой кнопкой мыши откроется обычный файл программы Excel.

В правом верхнем углу файла Excel имеется расшифровка цветового обозначения полей.


Search

Рис. 7. Расшифровка цветового обозначения полей файла ЗКМ.

Ячейки в заявке необходимо заполнять в соответствии с правилами формирования наименований компонентов для добавления в БД предприятия.

Разработчик заявки обязательно заполняет следующие поля: Выдал; Отдел№; Дата; Наименование; Производитель; Документация, Функциональная группа, База, Единицы измерения.

Заполнение файла следует начинать с ячеек Выдал, Отдел№, Дата.

Если планируется только занесение в базу данных, то вписывать данные нужно ВЫШЕ ячеек Выдал, Отдел№, Дата.

Если планируется оформление закупки (или оформление закупки и занесение в базу данных) то вписывать данные нужно НИЖЕ ячеек Выдал, Отдел№, Дата.

Заполнение ячеек файла ЗКМ.

Заполнение ячейки Наименование.

При заполнении ячейки Наименование следует учитывать, что текст из этой графы в неизменном виде попадает в конструкторскую спецификацию.

Поэтому существительное, обозначающее элемент, должно стоять на первом месте, прилагательное, обозначающее элемент, должно находится на втором месте.

Например: Сборка кабельная.

Следующая часть наименования элемента заполняется как наименование производителя с учётом знаков, символов, пробелов и регистра.

Допускается:

Вентилятор 9A0912G401

Не допускается:

Вентилятор 12 Вольт 92×92×25mm 9A0912G401

В последнем случае лишними являются 12 Вольт 92×92×25mm. Такую запись администратор базы IMBASE не пропустит.

Заполнение ячейки Производитель.

Ячейка производитель – заполняется уникальное имя производителя (например, SMC, Festo, Rittal…).

Заполнение ячейки Документация.

Ячейка Документация – даётся ссылка на PDF документ, содержащий Datasheet на изделие, а при его отсутствии на страницу с описанием.

Заполнение ячеек Функциональная группа, База, Единицы измерения.

Ячейки функциональная группа, база, единицы измерения имеют встроенный список значений. Для выбора из списка внутри ячейки необходимо сначала выделить ячейку, нажать на появившийся треугольник, в появившемся окошке выбрать необходимую группу.


Search

Рис. 8. Выбор в ячейках функциональная группа, база, единицы измерения.

Заполнение ячейки функциональная группа.

Если вносимый элемент имеет аналоги, то функциональную группу можно определить по поиску в Imbase.

Например, ищем блок питания. Для этого сначала запустим программу IMBASE, затем найдём элемент. Для этого выбираем Поиск – По индексам каталогов.


Search

Рис. 9. Поиск по IMBASE.

В появившемся окне в графе текст набираем интересующий нас элемент, затем следует нажать кнопку Искать.


Search

Рис.10. Поиск по названию элемента.


Search

Рис. 11. Элемент найден в базе данных.

Если элемент присутствует в базе данных нажимаем кнопку Открыть таблицу. В окне программы IMBASE (рис. 11) в графе, отмеченной цифрой 1, указан найденный элемент. В графе, отмеченной цифрой 2, указано расположение элемента в функциональной группе.

Если элемент не входит ни в одну из известных групп, то функциональную группу необходимо согласовать с администратором базы.


Search

Рис. 12. Расположение элемента в функциональной группе.

Если функциональная группа элемента найдена, выбираем такое же название в графе Функциональная группа. Для выбора нужно выделить ячейку, затем нажать на появившийся треугольник, в появившемся окошке выбрать необходимую группу (рис. 7).

Заполнение ячейки база.

Ячейка база указывает на то, какие модели необходимо будет создать для базы данных. 3D, Altium, 3D++.

Заполнение ячеек база проводим аналогично ячейке функциональная группа. Для выбора из списка внутри ячейки необходимо сначала выделить ячейку, нажать на появившийся треугольник, в появившемся окошке выбрать необходимую группу


Search

Рис. 13. Выбор из выпадающего списка в графе База.

При выборе параметра 3D – наименование элемента попадёт к конструктору для создания объёмной моделей элементов.

При выборе параметра Altuim – наименование элемента попадёт к конструктору для создания модели элемента в программе Altuim Designer.

При выборе параметра 3D++ - разработка параметрической 3D модели и добавить параметрическое меню Cadmech.

Заполнение ячейки единицы измерения.

Ячейки Единицы измерения заполняем аналогично двум предыдущим.

Форматирование файла, если количество позиций больше 5.

Если количество позиций превышает 5, то необходимо сделать автозаполнение ячеек. Для этого выделить последнюю ячейку с треугольником выпадающего меню, навести курсор на нижний правый угол. Перемещая курсор добиться такой ситуации, при которой курсор принимает вид чёрного перекрестья. Затем зажав левую кнопку мыши протянуть границы ячеек вниз на нужное количество ячеек, затем отпустить левую кнопку мыши (рис. 14). Ячейки примут нужное форматирование.


Search

Рис. 14. Продление форматирования шт.

Для форматирования ячейки №п.п. необходимо выделить ячейки 4 и 5, затем, перемещая курсор, добиться такой ситуации, при которой курсор принимает вид чёрного перекрестья. Затем зажав левую кнопку мыши протянуть границы ячеек вниз на нужное количество ячеек, затем отпустить левую кнопку мыши (рис. 15). Если охватить только ячейку 5, то остальные ячейки заполнятся пятёрками.


Search

Рис. 15. Автозаполнение ячеек №п.п.

Заполнение графы примечания.

Если требуется внести в графу примечание уточняющие сведения, то имеется ряд правил.

Обозначения единиц измерения нужно писать русскими буквами в сокращённом виде:

Допускается:

А В Вт мм об/мин Па

Не допускается:

Ампер Ватт миллиметров оборотов в минуту Паскаль

Разделителем может выступать точка с запятой, например:

10 Ампер; 20 мм; 50 Вт; 3000 об/мин

Подписание файла ЗКМ.

После редактирования файла, но перед запуском бизнес-процесса файл следует подписать. Для подписания файла выбрать необходимый файл, нажать на нём правой кнопкой мыши и в появившемся меню выбрать Подписать (рис 16).


Search

Рис. 16. Подписание файла.

В появившемся окне подписи документа выбрать графу разработчик документа, затем нажать кнопку подписать (рис. 17). В окне Подтверждение нажать кнопку ОК. Аналогичным образом подписать графу Инженер (Разработал). После подписания закрыть окно Подписи документа…».

 


Search

Рис. 17. Подписание документа.

Возврат файла в архив.

После того, как в файл ЗКМ внесены все необходимые сведения и файл сохранён, его следует сохранить в архиве (до сохранения в архиве файл ЗКМ хранится на Вашей машине на диске D в папке WORK). В Search это действие называется Вернуть в архив. Возврат в архив можно сделать как с рабочего стола, так и из карточки документа.

Щёлкнуть правой кнопкой мыши на нужном файле ЗКМ, в появившемся окне выбрать Вернуть в архив (рис. 18). В окне подтверждения нужно нажать кнопку Да.


Search

Рис. 18. Возврат файла ЗКМ в архив.

Запуск процесса.

Для запуска процесса выбрать в главном меню программы Search Процессы → Запустить процесс → Выбрать (рис. 19).


Search

Рис. 19. Выбор запускаемого процесса.

В появившемся окне Запуск процесса в Группе шаблонов процессов нужно выбрать Организационно – информационные документы, в Названиях выбрать Заявка на комплектующие и материалы и нажать кнопку Дальше (рис. 20).


Search

Рис. 20. Выбор бизнес-процесса ЗКМ.

В появившемся окне нужно изменить поле Название: чтобы потом удобно было искать бизнес-процесс по названию, заполнить поле Описание:, затем нажать кнопку Дальше (рис. 21).


Search

Рис. 21. Присвоение названия бизнес-процессу ЗКМ.

В появившемся окне Запуск процесса – Заявка на комплектующие (рис. 22) нужно добавить Excel файл заявки. Для этого сначала нужно нажать кнопку Из файла, затем выбрать расположение файла (диск D, папка WORK). Выбрать Тип файлов *.* чтобы отображать все файлы. Затем, для удобства поиска, можно отсортировать файлы по дате изменения. После этого выбрать файл и нажать кнопку Открыть. После прикрепления файла в окне Запуск процесса – Заявка на комплектующие и материал нажать кнопку Дальше. Убедившись, что в окне отображается название Вашей заявки, в поле Текст сообщения: можно набрать поясняющее сообщение (рис. 23). Затем нажать кнопку Дальше.


Search

Рис. 22. Прикрепление файла к бизнес-процессу ЗКМ.


Search

Рис. 23. Сообщение к бизнес-процессу ЗКМ.

В появившемся окне надо выбрать свой файл для прикрепления (рис. 24).


Search

Рис. 24. Присоединение файла к бизнес-процессу.

Слева от кнопки прикрепить (рис. 24) имеется чёрный треугольник. Если на него нажать левой кнопкой мыши, то появляется выпадающее меню для выбора файла из разных мест хранения. Если файл находится в архиве, то нужно выбрать Из архива, затем найти свой файл ЗКМ, затем выбрать свой файл и нажать кнопку Дальше.

В появившемся окне Параметры согласования заявки нужно выбрать количество элементов из Вашей заявки из выпадающего меню, нажав на чёрный треугольник в графе Выберите количество позиций в заявке. Затем нужно выбрать отдел из выпадающего меню, нажав на чёрный треугольник в графе Выберите Ваш отдел. Убедившись, что все заполнено правильно нажать кнопку Готово (рис. 25). Если файл ЗКМ до этого момента не сохранялся в архиве, то после нажатия кнопки Готов появится окно для сохранения документа в архив, в этом окне нужно нажать кнопку Да (рис. 26).


Search

Рис. 25. Выбор параметров согласования заявки.


Search

Рис. 26. Окно сохранения документа в архив.

Бизнес процесс закупка комплектующих и материалов запущен.

Корректировка файла ЗКМ.

Если при согласовании файла ЗКМ с администратором базы IMBASE возникла необходимость изменения записей в файле, то на электронную почту придёт письмо (рис. 27).


Search

Рис. 27. Вид письма, приходящего на электронную почту.

Для изменения файла ЗКМ нужно открыть карточку документа в программе Search. Для этого нужно зайти в папку Входящие, щёлкнуть правой кнопкой мыши на изображении бизнес-процесса ЗКМ, в появившемся меню выбрать Открыть свойства в новом окне (рис. 28).


Search

Рис. 28. Открытие карточки документа.


Search

Рис. 29. Редактирование документа ЗКМ из карточки документа.

В появившемся окне карточки документа перейти во вкладку Вложения, щёлкнуть на документе правой кнопкой мыши, в появившемся меню выбрать Редактировать (рис. 29).

В появившемся окне Подтверждение нажать кнопку Да.

После открытия документа следует провести редактирование и сохранить файл обычным путём (как Вы обычно сохраняете файл Excel) и закрыть документ.

Затем файл следует вернуть в архив. Для этого на Вашем файле ЗКМ нажать правой кнопкой мыши, в появившемся меню выбрать Вернуть в архив (рис. 30). В окне подтверждения нажать Да.


Search

Рис. 30. Возврат документа в архив.

После того, как документ исправлен и возвращён в архив нужно запустить бизнес-процесс заново. Для этого нужно нажать на зелёную стрелочку Отправить дальше. Стрелочка находится в левом верхнем углу карточки документа (окно Свойства: «Заявка…» рис. 31).


Search

Рис. 31. Запуск бизнес-процесса после редактирования документа.

Убедившись, что в появившемся окне Параметры согласования заявки все поля заполнены правильно, надо нажать кнопку Отправить.

Если появилось окно с вопросом Вернуть документ в архив? В окне надо выбрать Да.

Проверка прохождения бизнес-процесса

Для проверки прохождения бизнес-процесса ЗКМ нужно в программе Search зайти в папку Выполненные, щёлкнуть правой кнопкой мыши на своём файле. В появившемся меню выбрать Процесс → История выполнения (рис. 32).


Search

Рис. 32. Проверка прохождения бизнес-процесса ЗКМ.

Появится окно история выполнения процесса (рис. 33)


Search

Рис. 33. Окно История выполнения процесса.

В окне История выполнения процесса отображаются все итерации прохождения БП ЗКМ.